Фирмы и предприниматели обязаны хранить первичные учетные документы в
течение установленного срока. Мы расскажем, что следует предпринять в
случае их утраты. Прежде всего, обнаруживший утрату документов работник должен направить
докладную записку руководителю фирмы. В ней необходимо указать перечень
(наименование) документов, которые отсутствуют, а также назвать
обстоятельства, при которых была обнаружена потеря.
Выявление и документальное подтверждение причин
На основании докладной записки руководитель фирмы должен своим
приказом назначить комиссию по расследованию факта пропажи (п.6.8
Положения №105). Комиссия должна не только выявить, но и документально подтвердить причину утраты документации, например:
- справкой органов противопожарной службы (при пожаре);
- справкой службы МЧС (при наводнении, урагане или иной чрезвычайной ситуации, связанной со стихийным бедствием);
- справкой коммунальных служб (при аварии, связанной с коммунальными сетями);
- справкой органов внутренних дел (при краже).
Поэтому в состав комиссии могут входить, помимо сотрудников
административного, финансового отдела, службы охраны труда, техники
безопасности и других отделов фирмы, представители следственных органов,
охраны и государственного пожарного надзора.
Результаты работы комиссии оформляют специальным актом. В нем должны
быть указаны причины утраты или гибели подлинников документов фирмы и
их перечень. Акт составляют в произвольной форме с указанием состава
комиссии, которой было поручено провести расследование причин гибели
документов, причины утраты документов, перечня документов, которые
утрачены, ссылки на объяснительные записки опрошенных ответственных
сотрудников. Эти записки необходимо приложить к акту. Акт подписывается председателем и всеми членами комиссии, утверждается руководителем фирмы. В дальнейшем этот акт прикладывается к передаваемому на хранение
восстановленному документу организации, а в номенклатуре дел делается
отметка о наличии не оригинала, а дубликата документа.
Внимание
Налоговые органы вправе определять суммы налогов, подлежащие уплате
в бюджет РФ, расчетным путем, на основании имеющейся у них информации о
фирме в случаях:
- непредставления в течение более двух месяцев налоговому органу необходимых для расчета налогов документов;
- отсутствия учета доходов и расходов, учета объектов налогообложения;
- ведения учета с нарушением установленного порядка, приведшего к невозможности исчислить налоги (подп.7 п.1 ст.31 НК РФ).
Если уничтожение или гибель документов произошли в филиале юридического лица, то копию акта направляют в головную организацию.
Информирование ИФНС
О факте утраты документации необходимо проинформировать налоговую инспекцию.Для этого налогоплательщику следует обратиться в ИФНС по месту своего
учета с соответствующим заявлением. Его составляют в произвольной
форме. К заявлению прикладывают документы, которые подтверждают причину
утраты.
Налоговые инспекторы могут установить сроки, в течение которых необходимо восстановить утраченные документы.
Восстановление документации Восстановить утраченные первичные документы в отведенные сроки и
избежать штрафных санкций вполне возможно при наличии бухгалтерских и
налоговых регистров, хотя бы в электронном виде. Но как быть, если
уничтожена абсолютно вся документация?В такой ситуации рекомендуется начать с обращения в банки,
обслуживающие фирму или индивидуального предпринимателя, с просьбой
предоставить информацию о движении денег на счетах за соответствующий
период. На основе полученной информации можно воссоздать список контрагентов,
с которыми фирма работала по безналичному расчету. По нему следует
подготовить официальные запросы с просьбой о предоставлении копий
документов: договоров, накладных, счетов-фактур и др. Если контрагент сменил адрес, можно обратиться в соответствующий
Единый государственный реестр с просьбой о получении необходимых
сведений о партнере.
Для восстановления финансовой и налоговой отчетности следует
обратиться в налоговую службу. Она может предоставить копии ранее
сданной отчетности.
Следует иметь в виду, что факт проведения выездной налоговой
проверки не освобождает налогоплательщика от обязанности восстановить
первичные документы в случае их утраты. Иными словами, фирма должна
восстановить первичные документы, утраченные в результате затопления
(пожара, кражи и т. п.), даже если эти первичные документы ранее уже
были проверены ИФНС в рамках выездной налоговой проверки. Аналогичные
разъяснения приведены в письмах Минфина России от 7 июня 2013г. №
03-02-07/1/21191, от 11 августа 2011г. № 03-02-07/1-288.
Дело в том, что налоговые службы, согласно подпункту 1 пункта 1
статьи 31 Налогового кодекса, вправе требовать в соответствии с
законодательством о налогах и сборах от налогоплательщика документы,
которые служат основанием для исчисления и уплаты налогов и
подтверждают правильность их исчисления и своевременность уплаты. Упомянутые документы налоговые инспекции могут истребовать, в
частности, в случаях проведения в отношении этого налогоплательщика
повторной выездной налоговой проверки (ст.89 НК РФ), а также иных
мероприятий налогового контроля. В том числе при необходимости получения
документов (информации), касающихся деятельности проверяемого лица, и
информации относительно конкретной сделки (ст.93.1 НК РФ).
Налоговые службы не вправе истребовать у проверяемого
налогоплательщика документы, ранее представленные в ИФНС при проведении
камеральных или выездных налоговых проверок данного лица (п.5 ст.93
НК РФ). Однако указанное ограничение не распространяется на случаи,
когда документы представлялись в налоговую инспекцию в виде
подлинников, возвращенных впоследствии проверяемому лицу. То же самое
актуально и в случае, когда документы, представленные в ИФНС, были
утрачены вследствие непреодолимой силы. Непредставление в установленный
срок в налоговый орган документов или иных сведений, необходимых для
осуществления налогового контроля, влечет ответственность,
установленную статьей 126 Налогового кодекса.
Напомним: согласно данной законодательной норме, налогоплательщик
(плательщик сборов, налоговый агент) подвергается штрафу в размере 200
рублей за каждый предусмотренный Налоговым кодексом и иными актами
законодательства о налогах и сборах документ, который должен быть
представлен в установленный срок в ИФНС. Условие – такое деяние не
должно содержать признаков налоговых правонарушений, предусмотренных:
- статьей 119 «Непредставление налоговой декларации (расчета финансового результата инвестиционного товарищества)» кодекса;
- статьей 129.4 «Неправомерное непредставление уведомления о
контролируемых сделках, представление недостоверных сведений в
уведомлении о контролируемых сделках» кодекса. Фирма может быть
привлечена к штрафу в размере 10 000 рублей:
- за непредставление налоговой инспекции сведений о
налогоплательщике, выразившееся в отказе организации предоставить
имеющиеся у нее документы, предусмотренные Налоговым кодексом, со
сведениями о налогоплательщике по запросу налогового органа;
- за иное уклонение от предоставления таких документов либо предоставление документов с заведомо недостоверными сведениями.
Условие – такое деяние не должно содержать признаков нарушения
законодательства о налогах и сборах, предусмотренного статьей 135.1
«Непредставление банком справок (выписок) по операциям и счетам в
налоговый орган» кодекса.
Пересчет налогов
На основе восстановленной документации необходимо заново сформировать
регистры бухгалтерского и налогового учета, а также бухгалтерскую и
налоговую отчетность. Восстановить утраченную документацию в полном объеме удалось, если
показатели восстановленной отчетности совпадают с показателями
отчетности, предоставленной налоговой инспекцией. Если все восстановить не получилось, фирме придется пересчитывать
налоговые обязательства. Ведь, например, расходы, уменьшающие базу по
налогу на прибыль организаций, должны быть экономически обоснованы и
документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ). Поэтому суммы затрат,
которые не имеют документального подтверждения, необходимо исключить из
состава расходов.
Источник: http://www.buhgalteria.ru/article/n119086 |