По мнению налоговой службы, подтвердить расходы можно только документом, в котором есть все обязательные реквизиты первичного: название, содержание операции, дата, Ф. И. О. сотрудника, но главное - подпись. На большинстве кассовых чеков есть почти все нужные сведения (название товара, дата, имя продавца и т. д.), но нет никакой подписи, поэтому и расходы ими подтвердить нельзя (письмо ФНС России от 25.06.13 № ЕД-4-3/11515@).

Как подтвердить расходы

Никаких проблем не будет, если вместе с кассовым чеком работник принес накладную или товарный чек. Это первичные документы, которые подтверждают саму операцию. Причем если поставщик оформляет товарную накладную, безопаснее, чтобы в качестве покупателя в накладной был записан не работник, а сама компания. Если там значится работник, то, по мнению налоговиков, именно он понес расходы, а не компания. Значит, они необоснованны и защитить их удается лишь в суде (постановление Федерального арбитражного суда Уральского округа от 03.08.12 № Ф09-6061/12).

В некоторых региональных УФНС нам также сообщили, что инспекторов в качестве первички вполне устроит авансовый отчет, который составляют сотрудники и сдают вместе с чеками. Ведь в нем есть все нужные сведения, а чек подтвердит, что работник действительно потратил деньги. Но так могут рассудить не все инспекторы, поэтому споры не исключены.

Как превратить чек в первичку

В большинстве кассовых чеков магазины пишут не только общие сведения - название продавца, ИНН, сумму платежа, но и наименование товаров. Если эти данные есть, то для превращения чека в первичный документ достаточно добавить название документа (на большинстве кассовых чеков его нет) и подпись продавца. Кстати, мы провели небольшой эксперимент и попросили продавцов в нескольких магазинах подписать чеки. Многие согласились, правда уточняли, зачем это требуется.

Возможно, есть смысл предупредить сотрудников, чтобы они приносили чеки с подписью продавца или брали товарные чеки, даже если наименование продукции пробила ККТ. Как мы выяснили в инспекциях на местах, налоговиков такие чеки устроят в качестве первички.